In deze situaties geef je werknemers een officiële waarschuwing

Een officiële waarschuwing geven als werkgever is een lastige, maar soms onvermijdelijke taak. Het is een manier om werknemers bewust te maken van hun wangedrag of slechte prestaties. Het doel is om hem of haar te stimuleren verbeteringen aan te brengen. Maar wanneer is het gepast om een officiële waarschuwing te geven aan een werknemer?

Wat is een officiële waarschuwing?

Een officiële waarschuwing is een formele mededeling van een werkgever aan een werknemer waarin wordt aangegeven dat het gedrag of de prestaties van de werknemer niet voldoen aan de verwachtingen of regels van het bedrijf.

Schriftelijke communicatie

Een officiële waarschuwing kan verschillende vormen aannemen, maar over het algemeen wordt het zowel persoonlijk als schriftelijk gecommuniceerd. In de waarschuwing worden de specifieke redenen en de gevolgen (als het gedrag of de prestaties niet verbeteren) benoemd.

Serieuze aantekening

Het is belangrijk om een officiële waarschuwing goed in overweging te nemen, omdat het een formele aantekening is in het personeelsdossier van de werknemer. Dit kan invloed hebben op toekomstige beoordelingen en beslissingen. Bijvoorbeeld over promotie of ontslag.

Een kans tot verbetering

Een officiële waarschuwing is bedoeld als een kans voor de werknemer om zijn gedrag of prestaties te verbeteren. Een officiële waarschuwing heeft vaak disciplinaire redenen als oorzaak.

Belangrijk document

De officiële waarschuwing moet altijd bewaard worden in het personeelsdossier. Dit kan helpen bij het sturen van de werknemer naar groei en verbetering.

Wanneer geef je als werkgever een officiële waarschuwing?

Als werkgever doe je het liever niet, maar soms moét het. Het geven van een officiële waarschuwing is een manier om werknemers bewust te maken van hun ongewenste gedrag of ondermaatse prestaties. Het doel is om aan te moedigen tot verbetering. Maar wanneer is het juiste moment om een werknemer een officiële waarschuwing te geven?

Herhaaldelijke fouten

Als een werknemer herhaaldelijk dezelfde fouten maakt, kan een officiële waarschuwing nodig zijn.

Ongepast gedrag

Wanneer een werknemer zich schuldig maakt aan ongepast gedrag, zoals pesten, discrimineren of ongepast taalgebruik, is het belangrijk om snel in te grijpen en een officiële waarschuwing te geven. Dit bevordert een respectvolle werkomgeving en vermindert mogelijke conflicten.

Slechte prestaties

Als een werknemer voortdurend ondermaats presteert en niet voldoet aan de gestelde doelen, kan een officiële waarschuwing nodig zijn om hen te motiveren hun prestaties te verbeteren.

Schending van regels

Wanneer een werknemer de bedrijfsregels, procedures of beleidslijnen overtreedt, kan een officiële waarschuwing helpen om hen bewust te maken van de consequenties van hun acties.

Weigering

Als een werknemer weigert om instructies of aanwijzingen van leidinggevenden op te volgen, kan een officiële waarschuwing hen aansporen om het belang van hiërarchie en samenwerking te begrijpen.

Ongeoorloofd verzuim

Als een werknemer herhaaldelijk afwezig is zonder geldige reden of zonder de juiste procedures te volgen voor het melden van verzuim, kan een officiële waarschuwing hen aansporen om hun verzuim te verminderen.

Diefstal of misbruik

In gevallen van diefstal, fraude of misbruik van bedrijfseigendommen is een officiële waarschuwing nodig om duidelijk te maken dat dergelijk gedrag onaanvaardbaar is en niet wordt getolereerd.

Hoe geef je als werkgever een officiële waarschuwing? 10 stappenplan

Het is van cruciaal belang om het geven van een officiële waarschuwing op een duidelijke en respectvolle manier te doen om mogelijke misverstanden te voorkomen en een positieve werkomgeving te behouden. Hier zijn 10 stappen om een officiële waarschuwing te geven:

1. Verzamel feiten: zorg ervoor dat je alle relevante feiten verzamelt voordat je de waarschuwing geeft. Dit kan onder meer prestatiebeoordelingen, rapporten van collega’s of klachten van klanten omvatten. Wees objectief en eerlijk bij het evalueren van de situatie.

2. Kies het juiste moment en de juiste plek: kies een geschikt moment en een rustige plek om de werknemer te spreken. Zorg ervoor dat er geen afleidingen zijn en dat de werknemer zich op zijn gemak voelt om te luisteren.

3. Wees specifiek: benoem duidelijk het gedrag of de prestaties waarover je de werknemer wilt waarschuwen. Gebruik concrete voorbeelden om de situatie te verduidelijken.

4. Blijf kalm en respectvol: blijf kalm en respectvol tijdens het gesprek. Gebruik geen beladen taal en vermijd negatieve emoties. Wees helder en direct in je communicatie.

5. Luister naar de werknemer: geef de werknemer de kans om zijn of haar kant van het verhaal te vertellen. Luister actief en toon begrip voor hun perspectief.

6. Geef duidelijke verwachtingen: maak duidelijk welke verbeteringen je verwacht van de werknemer. Stel concrete doelen en tijdslijnen om de prestaties te verbeteren.

7. Documenteer het gesprek: zorg ervoor dat je het gesprek en de uitkomsten ervan nauwkeurig documenteert. Dit kan later van belang zijn als er verdere acties nodig zijn.

8. Geef ondersteuning: bied ondersteuning aan de werknemer om de verbeteringen aan te brengen. Bespreek mogelijke trainingen of begeleiding die kunnen helpen bij de ontwikkeling.

9. Geef de waarschuwing (ook) schriftelijk: bevestig de officiële waarschuwing schriftelijk aan de werknemer. Zorg ervoor dat de brief duidelijk en beknopt is en alle relevante details bevat.

10. Volg op: controleer de voortgang van de werknemer en zorg ervoor dat de verbeteringen worden gemaakt. Als er geen verbetering is, overweeg dan verdere stappen in overeenstemming met het bedrijfsbeleid.

Het geven van een officiële waarschuwing vereist geduld, empathie en professionaliteit. Deze stappen helpen je om het op een goede manier te doen.

Wat zijn de gevolgen van een officiële waarschuwing?

De concrete gevolgen van een officiële waarschuwing zijn afhankelijk van de ernst van het probleem. In sommige gevallen heeft een waarschuwing geen directe gevolgen, maar het kan later als bewijs worden gebruikt bij het ontslaan van een werknemer. Dan kunnen de documenten zelfs aan het UWV of de kantonrechter worden voorgelegd.

Meerdere waarschuwingen voor ontslag

Het is belangrijk om te vermelden dat één officiële waarschuwing meestal niet voldoende is voor een ontslag. Vaak zijn er meerdere waarschuwingen nodig om het ontslag te ‘rechtvaardigen’. Als werkgever kun je in latere waarschuwingen duidelijk maken dat herhaaldelijk ongewenst gedrag kan leiden tot ontslag, zodat de werknemer goed op de hoogte is van de mogelijke gevolgen.

Geen vaste periode voor geldigheid

Er is geen vaste periode waarin een officiële waarschuwing geldig blijft. Het aantal waarschuwingen binnen een bepaalde periode kan wel van invloed zijn op een eventueel ontslag. Bijvoorbeeld, drie waarschuwingen in een halfjaar kunnen als voldoende grond voor ontslag worden beschouwd, terwijl twee waarschuwingen in twee jaar mogelijk niet voldoende zijn. Het is handig om in de officiële waarschuwingen duidelijk te vermelden welke gevolgen er zijn bij herhaalde inbreuken binnen bepaalde termijnen.

Advies van een jurist

Het is belangrijk als werkgever om op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving omtrent officiële waarschuwingen en ontslagprocedures. Als je twijfelt, kun je altijd een jurist met kennis van arbeidsrecht raadplegen om er zeker van te zijn dat je de juiste stappen neemt.

Conclusie: wees constructief

Geef een officiële waarschuwing een positieve draai: een kans om te groeien. Iedereen maakt fouten. Er is verder ook geen reden tot paniek, één waarschuwing leidt meestal niet tot ontslag. Het is wel belangrijk om alles goed te documenteren. Als werknemers herhaaldelijk de fout in gaan kun je dit gebruiken als ontslagdocumentatie. Bij twijfel, raadpleeg een arbeidsrechtexpert voor advies.