NAW-gegevens: wat zijn het en waarom zijn ze belangrijk?

NAW-gegevens, je hebt er vast wel eens van gehoord óf staat zelfs op het punt ze in te vullen. Maar wat houdt het nou precies in en waarom is het belangrijk?

Wat zijn NAW-gegevens?

NAW-gegevens is een afkorting voor Naam, Adres en Woonplaats. Dit zijn de basisgegevens die vaak gebruikt worden om iemand te identificeren. Je kunt het zien als de belangrijkste gegevens van iemands persoonlijke informatie. Deze gegevens zijn super belangrijk voor allerlei administratieve en zakelijke processen. Zowel bij de overheid, semi-overheid als bij bedrijven en scholen.

Naam

De naam is natuurlijk het meest voor de hand liggende onderdeel. Het bestaat meestal uit voornaam en achternaam. Soms wordt er ook een tussenvoegsel zoals ‘van’ of ‘de’ toegevoegd.

Adres

Het adres omvat – zoals je vast weet – straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats. Dit was voorheen belangrijk voor postbezorging, maar dient tegenwoordig vooral voor administratieve doeleinden. Denk aan het vermelden op facturen of contracten.

Woonplaats

De woonplaats is de stad of het dorp waar je staat ingeschreven. Het is belangrijk om te vermelden waar je officieel staat ingeschreven, want anders kunnen er misverstanden ontstaan.

Waarom zijn NAW-gegevens belangrijk?

NAW-gegevens zijn belangrijk in zowel persoonlijke als zakelijke contexten. Hierbij een paar redenen waarom ze zo belangrijk zijn.

Identificatie

Voor veel bedrijven en organisaties zijn NAW-gegevens nodig voor identificatie. Ze helpen bij het opzetten van klantenbestanden, het verstrekken van diensten en het bijhouden van communicatie. Zonder deze gegevens zou het een stuk moeilijker zijn om klanten en relaties te beheren. Sterker nog: een tool als Werktijden.nl zal de personeelsplanning en urenregistratie niet kunnen organiseren zonder deze gegevens.

Communicatie

NAW-gegevens zorgen ervoor dat je boodschap op de juiste plek aankomt. Het is de basis voor duidelijke en correcte communicatie tussen bedrijven en klanten.

Juridisch verplicht

In veel gevallen zijn bedrijven wettelijk verplicht om NAW-gegevens op een juiste manier te verzamelen en te bewaren. Denk aan het verstrekken van facturen, contracten en andere officiële documenten. Deze gegevens zorgen ervoor dat alles juridisch waterdicht is.

Hoe bewaar je NAW-gegevens veilig?

Met de toename van datalekken en cybercriminaliteit is het belangrijker dan ooit om NAW-gegevens veilig te beheren. Hier zijn een paar tips om je op weg te helpen.

Versleuteling

Zorg ervoor dat persoonsgevoelige informatie áltijd goed versleuteld is.  Zowel tijdens het verzenden als het opslaan.

Beperkte toegang

Geef alleen toegang tot NAW-gegevens aan medewerkers die deze informatie echt nodig hebben. Hoe minder mensen toegang hebben, hoe kleiner de kans op een datalek.

Regelmatige updates

Zorg ervoor dat je beveiligingssoftware en protocollen up-to-date zijn. Cybercriminelen vinden steeds nieuwe manieren om systemen te kraken, dus blijf ze een stap voor door regelmatig updates uit te voeren.

Privacybeleid

Communiceer duidelijk je privacybeleid naar klanten en medewerkers. Laat zien dat je hun gegevens serieus neemt en leg uit welke stappen je onderneemt om hun privacy te beschermen.

Wat zijn de NAW-gegevens van bedrijven?

Naast personen hebben ook bedrijven hun eigen NAW-gegevens. Deze bestaan uit de bedrijfsnaam, het adres van de vestiging(en) en de plaats waar het bedrijf gevestigd is. Vaak worden hier ook aanvullende gegevens aan toegevoegd, zoals het KvK-nummer en het BTW-nummer. Deze informatie is nodig voor zakelijke communicatie én het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Voor bedrijven geldt net als voor particulieren dat het belangrijk is om deze gegevens goed bij te houden en te beschermen tegen misbruik.

Kun je NAW-gegevens opvragen?

Ja, je kunt NAW-gegevens opvragen, maar hier zijn strikte regels aan verbonden. Voor bedrijven is het bijvoorbeeld mogelijk om NAW-gegevens van andere bedrijven op te vragen via de Kamer van Koophandel. Dit is vaak nodig voor transacties en contracten. Voor particulieren ligt dit gevoeliger; hun NAW-gegevens mogen niet zomaar worden opgevraagd vanwege privacywetgeving zoals de AVG.

Particuliere NAW-gegevens mogen alleen worden opgevraagd en gebruikt met toestemming van de betrokkene, of wanneer er een zwaarwegend belang is dat zwaarder weegt dan de privacy van de persoon in kwestie. Bijvoorbeeld bij misdrijven. Hierdoor wordt de privacy beschermd: een thema dat steeds belangrijker wordt.

Bron: avg-support.nl

Tot slot: NAW is onmisbaar

NAW staatvoor Naam, Adres en Woonplaats en vind je veel op formulieren terug. NAW-gegevens zijn onmisbaar voor duizenden te bedenken zakelijke activiteiten. Ze helpen bij identificeren, communicatie en om te voldoen aan juridische vereisten. Door deze gegevens veilig te beheren en te beschermen, kun je ervoor zorgen dat je geen slachtoffer wordt van een hack of datalek. En als er toch iets misgaat, is het belangrijk om héél snel te handelen. Zo blijf je de controle houden over je persoonlijke en zakelijke gegevens.