Aspecten van een planningsproces voor een personeelsplanning

Een bedrijf staat nooit stil en wilt altijd efficiënt, effectief en flexibel te werk gaan. Hiervoor is een goed georganiseerde planning nodig. Het maken van een personeelsplanning is belangrijk om een overzicht te creëren en behouden.

Een helder planningsproces van groot belang

Met een duidelijke planning kan de manager precies zien wie wanneer moet werken en waarmee diegene bezig is. Bovendien weten werknemers met een strategische personeelsplanning precies wat van hen verwacht wordt. Zonder een goede planning zal de werkmethodiek chaotisch zijn. Een personeelsplanning maken in excel of in een online omgeving hoeft zeker niet moeilijk te zijn, maar een helder planningsproces is wel essentieel. Wat heb je nodig voor een helder planningsproces? We leggen het graag uit!

1. Ken de organisatiestructuur

Voor een goede en gedetailleerde personeelsplanning is de bedrijfsstructuur een fundamenteel aspect. Dit beslist namelijk in hogere mate hoe de planning eruit zal zien. Denk bijvoorbeeld aan hoe de activiteiten in de afdelingen zijn verdeeld en wat de taken van de medewerkers zijn. Wie is verantwoordelijk voor wie en welke doelen wil het bedrijf of de afdeling behalen? Door deze informatie te verzamelen en visualiseren, krijg je een overzicht van de soort planning die je nodig hebt en hoeveel - bijvoorbeeld een planning op een week-, maand of jaarniveau.

2. Vorm een duidelijk plan

Wanneer de organisatiestructuur duidelijk is, worden de soorten planningen en de hoeveelheid daarvan helder. De vraag is nu, wie is voor welke planning verantwoordelijk en hoeveel planners zijn er vereist? Elke bedrijf heeft een andere organisatiestructuur, zodoende een andere planning en hoeveelheid planners nodig. Bij een start-up is er waarschijnlijk geen groot proces noodzakelijk en zou 1 manager of planner voldoende zijn. In tegenstelling tot een midden- tot groot bedrijf waar juist wat complexere processen zijn; deze bedrijven hebben gewoonlijk meerdere managers of planners nodig die verantwoordelijk zijn voor de personeelsplanningen.

3. Stel doelen vast

Ook bij een personeelsplanning is het goed om doelen op te stellen. Deze doelen kunnen zijn dat de personeelskosten elke maand onder een bepaald bedrag moeten zitten of dat de bezetting boven een afgesproken percentage moet blijven. Door doelen te stellen en de resultaten te volgen, kunnen nieuwe doelen worden opgesteld. Dit leidt naar een efficiënter en effectiever proces in het maken van de personeelsplanning en algemene planningsproces

Van proces naar planning

De organisatiestructuur is bekend, de verantwoordelijken voor de planning zijn aangewezen en de doelen zijn gesteld. Hoe nu verder? Allereerst wordt er gekeken naar waarop de planningen gemaakt worden. Wordt de personeelsplanning gemaakt in excel? Of in een online planner? Een strategische personeelsplanning maken is niet altijd zo eenvoudig. Daarom heeft Werktijden.nl een software app die bedrijven kan helpen met het eenvoudiger, efficiënter en overzichtelijker maken van de personeelsplanning. Dit kan bijvoorbeeld op week-, maand- of jaarbasis, maar zelfs op dagniveau. Verder wanneer er speciale dagen zijn waar rekening mee gehouden moet worden of waar verlof en aanwezigheid een centrale rol spelen: al deze features (en meer!) zijn in onze planning app terug te vinden.

Niet alleen planners doen hun voordeel met de app, maar werknemers ook! Het ruilen van diensten en het aanvragen van verlof is nog nooit zo gemakkelijk geweest. Werknemers krijgen ook op het moment van een ziekmelding van de collega een melding, waarop ze kunnen reageren als er interesse is om de dienst over te nemen. De in-app communicatie is zeer eenvoudig gemaakt zodat last-minute aanpassingen in het rooster snel besproken kunnen worden. We vertellen hier nog meer over de personeelsplanning mogelijkheden in de Werktijden.nl app

Probeer nu 14 dagen gratis en geheel vrijblijvend onze tool uit

Nieuwsgierig naar de functies van de app?

Neem de tijd om te ontdekken hoe we kunnen helpen.

Vragen over onze tool? We beantwoorden ze graag!

Probeer Gratis