Een strategische personeelsplanning ontwikkelen

Personeelsplanning

In een klein team is het vaak relatief eenvoudig om de maand-, week– en dagplanning vorm te geven. In de meeste gevallen wordt er dan ook gebruik gemaakt van de gratis functies van Microsoft Excel of Google Spreadsheets. Echter, zodra een klein of middelgroot bedrijf groeit of er sprake is van een organisatie met meerdere vestigingen (zoals vaak in de detailhandel het geval is), dan is een strategische uitwerking van de personeelsplanning een volgende stap.

Het is belangrijk om op tijd met een strategische personeelsplanning te starten, voor er issues ontstaan in zaken als verlofregistratie. Bovendien is de kans groot dat het overzicht ontbreekt als het aankomt op contracturen. Hierdoor is het risico dat medewerkers (veel) meer ingepland worden in de maand dan in het contract gecommuniceerd is groter. Overuren sluipen erin, en het mogelijke gevolg is dat de werknemer ontevredenheid ervaart. Bovendien kost het vaak ook meer geld. De leus ‘tijd is geld,’ kunnen we hier dus heel letterlijk nemen!

Het verschil tussen een strategische personeelsplanning en een rooster in excel

In Excel of Spreadsheets is het heel eenvoudig om een eerste stap te zetten naar een efficiëntere werkwijze. Echter is het vaak erg ‘recht toe, recht aan’ en is het lastig om overzichtelijk te kunnen zien waar meer handjes nodig zijn, en waar op bespaard kan worden.

 

Een goed voorbeeld hierbij is de retail, waar vaak een planning gebaseerd wordt op hoe het een jaar geleden is gegaan. Speciale dagen zijn hierin belangrijk, zoals een jaar- of weekmarkt, weekend of doordeweeks en feestdagen of speciale sale periodes. Dat is niet een op een te kopiëren; in sommige gevallen is een jaarmarkt bijvoorbeeld verplaatst, of is er een nieuw event bijgekomen. Wordt er in Excel of Spreadsheets gewerkt, dan is het risico dat deze zaken niet goed overzien worden groot. En je wilt voorkomen dat er te weinig mensen beschikbaar zijn om een afdeling of locatie te runnen!

Maakt al sinds 2012 gebruik van Werktijden.nl

Wat een verademing! Ik zag altijd op tegen het klusje de werkroosters te maken. Ook slopen er nog wel eens wat foutjes in de handgeschreven roosters. Sinds ik Werktijden.nl gebruik is er rust en overzicht gekomen wat betreft de werkroosters. Echt een aanrader, zeer gebruiksvriendelijk en bovendien betaalbaar.

Ruud Buijsman
Eigenaar Bruna Stede Broec

Ook voor werknemers zelf zijn er een hoop functies beschikbaar. De planner beslist uiteindelijk zelf wie waar bij kan en wie waar bewerkingsrechten heeft, maar denk bijvoorbeeld aan het ruilen van diensten of het realtime reageren op ziekteverlof. Werknemers krijgen op het moment van ziekmelding van de collega een melding, waarop ze zelf kunnen reageren. In-app communicatie is mede hierin enorm eenvoudig, waardoor eventuele (last-minute) aanpassingen in het rooster snel besproken kunnen worden. We vertellen hier nog meer over de personeelsplanning mogelijkheden in de Werktijden.nl app.

Nieuwsgierig hoe alle features eruit zien?

Liever direct een vrijblijvend kijkje nemen in onze planning tool?

We geven in de gratis demoversie een sneak peek. Kijk rustig of het prettig werkt, en vraag vooral ons team naar alle mogelijkheden.

Probeer Gratis